(ĐTCK) Mô hình văn phòng chia sẻ đang cho thấy hiệu quả rõ rệt về nhiều mặt: Chi phí, tiện ích và không gian làm việc.

Lời giải cho bài toán chi phí

Thời gian gần đây, Hà Nội xuất hiện ngày càng nhiều đơn vị cung cấp và cho thuê văn phòng chia sẻ, còn gọi là văn phòng ảo. Loại hình này ra đời đã giải tỏa được cơn khát văn phòng cho những doanh nghiệp cần tiết kiệm chi phí.

“Hiện nhu cầu về văn phòng chia sẻ tại Hà Nội là khá lớn, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ (chỉ có từ 1 - 2 thành viên). Các doanh nghiệp tìm đến với chúng tôi phần lớn để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, thuê nhân viên.

Chỉ với một khoản kinh phí nhỏ, họ được sử dụng toàn bộ các hạng mục như: phòng họp, phòng giám đốc, phòng lễ tân, tiếp khách, thư từ đi, đến…”, ông Trần Quốc Tuấn, Giám đốc Công ty cổ phần Tư vấn và giải pháp Văn phòng Việt cho biết.

Văn phòng ảo càng có cơ hội phát triển mạnh khi khởi nghiệp trở thành một làn sóng mới. Các doanh nghiệp trẻ thường phải đối mặt với nhiều khó khăn khi tìm lời giải cho chi phí cố định như: văn phòng, đội ngũ vận hành (kế toán, lễ tân, bảo vệ…).

Cùng với đó, nhu cầu về một điểm giao dịch lịch sự, chuyên nghiệp là rất cấp thiết. Và với một chi phí hợp lý, tiết kiệm (có khi chỉ từ vài trăm nghìn đồng), các doanh nghiệp kiểu này dễ dàng có được một nơi chốn đi về, giao dịch khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

Đại diện một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở quận Cầu Giấy cho biết: “Nắm bắt được nhu cầu ngày càng lớn về văn phòng chia sẻ, chúng tôi đã triển khai cung cấp dịch vụ này một cách chuyên nghiệp, hiện đại. Dịch vụ này phù hợp với mọi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp nước ngoài đang tìm hiểu cơ hội đầu tư ở Việt Nam”.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng thường lựa chọn những tòa nhà ở những khu vực tập trung nhiều doanh nghiệp để cải tạo, chỉnh sửa thích hợp cho dịch vụ của mình.

Lý giải về điều này, đại diện Green Office, đơn vị cung cấp dịch vụ này tại các tòa nhà văn phòng trên phố Duy Tân, quận Cầu Giấy và Nguyễn Cơ Thạch, quận Nam Từ Liêm cho biết: “Chúng tôi lựa chọn đặt tòa nhà văn phòng ở Duy Tân bởi đây là một trong những tuyến phố tập trung nhiều tòa nhà văn phòng cao cấp, kèm theo đó là các loại hình dịch vụ hạ tầng đa dạng đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp, cá nhân sống và làm việc tại đây”.

Mô hình được ưa chuộng

Ưu điểm lớn nhất hiện nay của văn phòng ảo chính là chi phí thuê cực kỳ hấp dẫn, thấp hơn nhiều lần chi phí thuê văn phòng thông thường. “Khi sử dụng văn phòng ảo chúng tôi không phải đầu tư và tốn chi phí cho hệ thống điện, nước, internet, truyền hình cáp, điện thoại như việc thuê nhà làm văn phòng.

Văn phòng ảo không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều chi phí mà còn phù hợp với mô hình của công ty chúng tôi. Trước đây, mỗi tháng chúng tôi phải chi 8 - 10 triệu tiền thuê thì hiện tại chỉ phải chi trả từ vài trăm nghì đến 2 triệu đồng/tháng. Hiệu quả kinh tế rất rõ rệt”, đại diện một doanh nghiệp thuê văn phòng ảo trên phố Duy Tân  chia sẻ.

Còn ông Lê Hoàng Tuấn, chủ một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông lại chia sẻ: “Văn phòng ảo đáp ứng được những tiện ích cơ bản của văn phòng hiện đại nhưng với chi phí rất hợp lý, chỉ từ 290.000 đồng đến trên 1 triệu đồng/tháng, công ty tôi đã có được một địa điểm làm việc, giao dich tại tòa nhà văn phòng hiện đại ở trung tâm của thành phố”

 

ảnh 1
Bên trong một văn phòng ảo 
“Tôi đang chuẩn bị thành lập công ty, cần tiết kiệm chi phí nên chúng tôi lựa chọn văn phòng ảo để giảm thiểu chi phí, không phải mất nhiều công sức, thời gian thiết kế, trang trí văn phòng. Tôi và mấy nhân viên của mình chỉ việc xách vali đến làm việc và sử dụng các tiện ích sẵn có”, bà Nguyễn Thùy Linh, người môi giới bất động sản tự do cho biết.

 

Chỉ phải trả tiền cho đúng không gian mà doanh nghiệp sử dụng với một chi phí hợp lý, nhiều công ty đã có được một nơi làm việc, giao dịch chuyên nghiệp. Phần lớn các chủ doanh nghiệp đều phản ánh là loại hình này tiện ích cao, tạo ra sự thoải mái cho khách hàng đến giao dịch, gia tăng hiệu quả khi đàm phán hợp đồng, và dù gọi là văn phòng ảo nhưng hiệu quả là thực.

Box: Không chỉ đáp ứng nhu cầu thực của nhiều doanh nghiệp, qua các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, cơ quan quản lý còn cập nhật kịp thời tình hình của các doanh nghiệp trên địa bàn (còn hoạt động hay đã giải thể). Do đó, đơn vị cung cấp dịch vụ cũng là cánh tay nối dài của các cơ quan quản lý.

Dịch vụ “all in one”

Những đơn vị cung cấp văn phòng ảo đều thực hiện song song nhiều dịch vụ khá đa dạng, từ thành lập doanh nghiệp, soạn thảo văn bản, biên, phiên dịch cho đến kế toán, bưu chính… Đây cũng là điểm cộng được các đơn vị thuê văn phòng đánh giá cao và hay sử dụng.

Thông thường các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ đều muốn tinh giản bộ máy nên việc bớt được một nhân lực cũng là tiết kiệm được một khoản lương cố định. Ở khu vực văn phòng chia sẻ có hàng chục công ty cùng góp mặt, phần lớn các công ty này đều sử dụng chung những dịch vụ như: văn thư, kế toán, dịch thuật,… để tiết kiệm chi phí.

 

ảnh 2
Phòng họp chung với đầy đủ các tiện nghi như mạng internet, wifi, màn trình chiếu... 
“Chúng tôi ưu tiên tuyển dụng những nhân sự có chất lượng để phục vụ tốt nhất nhu cầu khách thuê. Mức lương chúng tôi chi trả cũng cao hơn so với mặt bằng chung, bù lại, hiệu suất lao động của nhân viên là rất tốt. Một bạn kế toán có thể cùng lúc phục vụ cho 7 - 8 doanh nghiệp, thậm chí cả chục đơn vị khác nhau. Tương tự, vị trí lễ tân cũng vậy, và yêu cầu đi kèm là lễ tân phải giỏi ngoại ngữ, điều mà cả các doanh nghiệp lớn chưa chắc đã đạt được”, ông Tuấn chia sẻ.

 

Khi chia sẻ với phóng viên Đầu tư Bất động sản, hầu hết khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ đều có những nhận xét tích cực về mô hình này và dự đoán đây sẽ tiếp tục là giải pháp được nhiều đơn vị chọn lựa trong thời gian tới. Với việc số lượng doanh nghiệp thành lập mới lớn và các tòa nhà văn phòng liên tục ra đời, văn phòng ảo có thể sẽ thực sự là một mô hình kinh doanh hiệu quả trong những năm tiếp theo.